Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.csecicouest.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « MEYCLUB »), est amené à collecter et à traiter des données à

caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par les personnes agissantes en qualité de responsables du

traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, accessible par connexion directe ou via le Site, PROWEBCE est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par PROWEBCE dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme :https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection

1. Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, celui-ci ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données transmises par le service des ressources humaines sont :

Le nom, le prénom, date de naissance, statut du salarié, et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. En amont vous avez la possibilité de vous y opposer auprès de l’employeur.

Les données traitées par les responsables de prestations et les contrôleurs internes du CSE) pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes

•  Pour l’identification de l’employé :

1. nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles (facultatif), coordonnées personnelles (facultatif) ;

• Pour la situation familiale :

1. situation matrimoniale ;
2. personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

• Pour les éléments professionnels :

1. matricule interne, date d’embauche, statut et date de sortie. d) Pour la situation financière :
2. montants de revenus d’activité (avis d’imposition) (facultatif), Quotient familial (facultatif) ;
3. références du compte bancaire (facultatif).

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.

Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. La participation du CSE sera alors du minimum prévu.

•  Pour les prestations offertes et / ou proposées :

1. nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
2. montant de la prestation, type de paiement (virement, chèques, portefeuille virtuel), références du moyen de paiement.

2. Finalités de traitement des données

Les traitements des données personnelles mis en œuvre par CSECICOUEST, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
• Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…

• Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

• chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyages et séjours, activités sportives, culturelles, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
• participations financières, d’aides sociales … ;
• proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de .. ;
• Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
• Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces… ;
• Respect de la réglementation en vigueur

3. Durée de conservation

Ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans .

Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : données collectées par l’entreprise remises par les salariés, etc.) sont conservés cinq (5) ans, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF.

Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées cinq (5) ans.

4. Destinataires des données

Les destinataires des données personnelles traitées sont :

• PROWEBCE aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme
• Banque
• Experts-comptables
• Fournisseurs de prestations

5. Sécurité des données

EDENRED SOLUTIONS CSE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, en envoyant votre demande :

Par courrier postal recommandé avec accusé de réception à :

CSE CIC OUEST, Secrétaire du CSE CIC OUEST, 2 avenue Jean Claude BONDUELLE 44000 NANTES

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme MEYCLUB, vous pouvez exercer vos droits auprès de PROWEBCE :

par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com

par courrier postal à : PROWEBCE - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7. Actualisation des données transmises

Il est important que vos informations transmises au CSE CIC OUEST soient exactes et à jour et que vous informiez le CSE CIC OUEST sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter les responsables des traitements à l’adresse suivante :

Par courrier postal recommandé avec accusé de réception à :

CSE CIC OUEST, le délégué à la protection des données : Daniel RACZKOWSKY

RGPD CSE CIC OUEST, 2 avenue Jean Claude BONDUELLE 44000 NANTES

9. Modification de la Politique de protection des données

La Règlementation est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser davantage ses pratiques ou pour en assurer son respect. Dans ce cas, vous en serez informés par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.